Introducción al Canal de denuncias de Sarenet

Sarenet es una empresa comprometida con el cumplimiento de la legislación vigente, así como con la ética y la transparencia en todas sus actuaciones. Por este motivo, se trabaja activamente en la prevención y detección de conductas irregulares que puedan dañar su imagen y reputación.

En este sentido, Sarenet cumple con lo dispuesto en el Reglamento Europeo 2016/679 General de Protección (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos de Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSICE) y la legislación actual Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción que exige a las empresas contar con mecanismos de control que permitan prevenir, detectar y reaccionar ante el riesgo de comisión de un delito.

Por ello, Sarenet ha implementado un "Canal de Denuncias", una herramienta fundamental para que todo el personal y red de colaboradores que actúen en su nombre puedan informar de posibles riesgos e incumplimientos y que es aplicable a todas las empresas que forman parte de Sarenet Grupo.

En esta Política se describen todas las cuestiones relacionadas con el funcionamiento del Canal de Denuncias de Sarenet: Cómo se puede realizar una denuncia, quién puede formular una denuncia, contra quién, en qué situaciones y, sobre todo, qué pasos se seguirán cuando se reciba una denuncia. Todo ello, sometido a la más absoluta confidencialidad.

El Canal de Denuncias de Sarenet es una herramienta valiosa y útil para preservar y proteger, entre todos, la imagen y reputación de la empresa. Se espera la cooperación de toda la plantilla así como la dirección, consejeros, clientes, red de colaboradores, distribuidores, becarios, personal que trabaje en periodos de formación y proveedores habituales de Sarenet, incluyendo además personal externo que preste sus servicios a Sarenet para detectar posibles conductas irregulares y actuar en consecuencia, siguiendo siempre los valores éticos y de cumplimiento que caracterizan a Sarenet.

¿Quiénes deben denunciar a través del Canal de denuncias?

Se anima a toda la plantilla, la dirección, consejeros, clientes, red de colaboradores, distribuidores, becarios, personal que trabaje en periodos de formación y proveedores habituales de Sarenet, incluyendo además al personal externo que preste sus servicios a Sarenet, en adelante "Informantes" a utilizar el Canal de Denuncias en caso de tener conocimiento de alguna irregularidad que esté incluida en su ámbito objetivo.

Es importante destacar que el uso de este canal se realiza con total garantía de confidencialidad y sin temor a sufrir represalias, como el despido u otras medidas de ese tipo. Todas las informaciones recibidas serán tratadas con la máxima seriedad y responsabilidad.

¿Quiénes pueden ser denunciados a través del Canal de denuncias?

Cualquier persona de la plantilla, la dirección, miembros del Consejo de Administración o colaborador externo de Sarenet que haya llevado a cabo alguna irregularidad o conducta que esté detallada en este documento puede ser objeto de denuncia a través del Canal de Denuncias.

 

¿Qué conductas son objeto de denuncia?

Aquellas conductas que sean contrarias a los principios y normas de conducta establecidos en el Código ético de Sarenet definido para los empleados de todas las empresas que forman parte de Sarenet Grupo que está disponible desde el apartado Procedimientos internos de la Intranet. De esta forma, se fomenta una cultura ética y de cumplimiento en la empresa, en la que todas las partes interesadas pueden informar de posibles incumplimientos sin temor a represalias y con la certeza de que su denuncia será tratada con la más absoluta confidencialidad.

Además, también se encuentran aquellas tipificadas como delito en el Código Penal y otras leyes especiales, y que pueden generar responsabilidad penal. Las conductas que pueden ser objeto de denuncia las conforman delitos como la corrupción en los negocios, la estafa, los delitos relativos a la propiedad intelectual e industrial entre otros.

De igual forma, son denunciables conductas relativas a la competencia desleal, la protección de datos personales, la seguridad y la salud en el trabajo, la protección del medio ambiente y la responsabilidad social corporativa.

¿Cómo debe denunciarse?

Todas las denuncias deberán formularse por escrito por cualquiera de estas vías.

• A través del apartado habilitado en la web corporativa https://www.sarenet.es/canal-denuncias.html para acceder a la herramienta Canal de Denuncias en la que se podrá emitir una denuncia y ver el estado de la misma. Easy Telecom Law Firm, S.L. será la entidad responsable de analizar y dar respuesta al canal de denuncias.
• Vía correo postal, para ello será necesario imprimir el formulario accesible desde la página https://www.sarenet.es/canal-denuncias.html y enviarlo dirigido a la atención del gestor externo del Sistema Interno de Información, Easy Telecom Law Firm, S.L. Calle del Dr. Fleming, nº 35, 1ºD, CP: 28036, Madrid.

En cualquier caso, será obligatorio, cumplimentar el formulario de denuncia que estará disponible para descarga desde la web.

Cualquier denuncia que no se efectúe a través de los medios indicados anteriormente no será recibida ni admitida a trámite y será destruida.

Los denunciantes bien podrán identificarse al realizar la denuncia, indicando un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación como consecuencia de la información, o si desean, los denunciantes podrán realizar la denuncia de forma totalmente anónima sin necesidad de introducir ningún dato personal en el formulario de denuncia.

Se garantizará en todo momento la confidencialidad sobre la identidad del denunciante durante todo el proceso, cumpliendo con las exigencias establecidas en materia de privacidad por la Ley Orgánica de Protección de Datos y la Agencia Española de Protección de Datos.

Cuando se realice una denuncia, se deberá aceptar la política de privacidad, la cual se encuentra a su disposición toda la información relativa al tratamiento de sus datos. Sarenet se compromete a cumplir la normativa estableciendo todas las garantías necesarias de acuerdo con lo estipulado en el RGPD y la LOPDGDD respecto a la seguridad de la información y el secreto de las comunicaciones. De igual forma, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción del mensaje.

Del mismo modo, en las denuncias que se realicen de manera anónima, se preservará cualquier dato que pueda ser relacionado con la identidad del informante, garantizando unas medidas técnicas y organizativas que así lo permitan, así como se garantizará la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en las comunicaciones que se realicen.

Protección y confidencialidad denunciante

En Sarenet, el Canal de Denuncias está compuesto por un Responsable del Canal de Denuncias. Cargo que a día de hoy ocupa D. Jon Arberas, Director General de Sarenet, mientras que la gestión del sistema de información será realizado a través de Easy Telecom Law Firm, S.L., empresa externa especializada, cuyas funciones se realizarán bajo los principios de independencia y autonomía, y garantizará la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones. Todo ello, en cumplimiento con la normativa vigente en materia de protección de datos. El tratamiento de los datos personales realizados por parte de Easy Telecom Law Firm, S.L. se realizará en su condición de encargado de tratamiento, en virtud del contrato de encargado del tratamiento regulado en el artículo 26 del RGPD.

Todos aquellos que formulen una denuncia de buena fe están protegidos contra cualquier tipo de represalia, discriminación o penalización derivada de la denuncia presentada. En caso de que se produzca cualquier tipo de represalia contra un denunciante de buena fe, como un despido injustificado, o un cambio de responsabilidades, Sarenet tomará medidas disciplinarias.

Si un denunciante cree que ha sufrido represalias por presentar una denuncia, debe informar a Easy Telecom Law Firm, S.L. y ésta remitirá el caso a el Responsable del Canal de Denuncias y se procederá a la investigación del caso y se tomarán las medidas para prevenir o corregir cualquier represalia. Es importante destacar que la prohibición de represalias no impedirá la adopción de medidas disciplinarias si se determina que la denuncia es falsa y que el denunciante actuó con mala fe.

En Sarenet, se garantiza la confidencialidad absoluta de la identidad del denunciante como uno de los principios fundamentales de su Canal de Denuncias. Para asegurar esta confidencialidad, se establece que el acceso del denunciado a los datos personales no incluirá la identidad del denunciante, salvo en caso de resolución judicial.

Este enfoque permite a los denunciantes tener la seguridad de que su identidad estará protegida. El Responsable del Canal de Denuncias así como Easy Telecom Law Firm, S.L. están obligados a mantener el secreto profesional y la confidencialidad de la identidad del denunciante. En caso que se involucre a las autoridades o a un miembro o empleado de Sarenet en la investigación de los hechos, también estarán sujetos a la misma obligación de confidencialidad y secreto profesional para proteger la identidad del denunciante.

Procedimiento para tratamiento de denuncias

1. Fase de recepción de denuncias

Todas las denuncias las recepcionará Easy Telecom Law Firm, S.L., y se realizará un análisis preliminar de los hechos denunciados y su adecuación al formulario habilitado. Una vez que Easy Telecom Law Firm, S.L. haya recibido la información, se procederá al envío de acuse de recibo de la información al informante, en el plazo de 7 días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de comunicaciones futuras con el informante.

Posteriormente, se revisará que la denuncia cumpla con los requisitos de forma o se determine que los hechos denunciados encuadran en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias, y se decidirá sobre la admisión o inadmisión de la correspondiente denuncia, según lo previsto en la Política de Denuncias de la empresa, la admisión o inadmisión se determina en un plazo máximo de 15 días laborables desde la recepción de la denuncia.

Es importante señalar que la inadmisión no implica que los hechos denunciados sean falsos o no tengan importancia, simplemente que no cumplen con los requisitos necesarios para ser investigados a través del Canal de Denuncias. Se garantizará que Easy Telecom Law Firm, S.L. informará al denunciante de la inadmisión de la denuncia y, en caso de ser posible, le ofrecerá alternativas para canalizar su comunicación.

Si la denuncia formulada cumple con los requisitos de forma exigidos y los hechos denunciados se encuentran dentro del ámbito objetivo del Canal de Denuncias, se procederá a su admisión a trámite e iniciará la fase de investigación. La decisión adoptada en esta fase del procedimiento será comunicada al denunciante en un plazo máximo de 15 días laborales, salvo que haya una causa justificada que requiera un plazo mayor.

Además, cualquier persona que sea objeto de una denuncia admitida a trámite será informada de aspectos como la recepción de la denuncia, el hecho que se le atribuye, o terceros que puedan ser destinatarios de la denuncia, si es que los hay, y cómo ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, de acuerdo con las disposiciones de la normativa de protección de datos entre otros.

2. Fase de investigación

Una vez admitida a trámite la denuncia, se llevarán a cabo las investigaciones pertinentes internas en Sarenet, y en su caso, en colaboración con las autoridades, para verificar la autenticidad de los hechos denunciados.

El plazo para realizar las investigaciones pertinentes no será superior a 3 meses desde la recepción de la comunicación, sin embargo, este plazo podrá ser prolongado en casos de especial complejidad, en cuyo caso, éste podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

Según la complejidad y las circunstancias concretas durante la investigación, cabe la posibilidad de que sea necesario mantener comunicaciones con el informante, incluso de solicitar al mismo información adicional sobre el caso investigado.

El personal de Sarenet estará obligado a colaborar con las investigaciones cuando se les solicite. Si los hechos denunciados son complejos, se podrá solicitar la ayuda de un experto externo para asesoramiento y apoyo en la investigación.

3. Fase de resolución

Finalizada la fase de investigación, se llevarán a cabo varias acciones en esta fase de resolución de la denuncia.

En primer lugar, el Responsable del Canal de Denuncias asesorado por Easy Telecom Law Firm, S.L. elaborará un informe que incluirá los resultados de la investigación y una de las dos posibles resoluciones: archivar la denuncia o formular una propuesta de resolución. En caso de que los hechos denunciados no estén debidamente acreditados o no constituyan una infracción en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias, procederá al archivo de la denuncia y de las actuaciones. Sin embargo, si considera que los hechos denunciados están probados y constituyen una infracción en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias, dictará una resolución fundamentada y especificará las medidas legales a adoptar.

En cualquier etapa del procedimiento, se podrá contar con la asesoría legal de un experto externo subcontratado para asesorarle sobre la redacción de los hechos, su tipificación o la adopción de medidas disciplinarias adecuadas en cada caso. Si se presenta una situación de conflicto de interés, el Presidente de la compañía tomará la decisión final de manera conjunta.

4. Fase de ejecución de las sanciones pertinentes

Será responsabilidad de la persona o personas autorizadas y con apoderamiento suficiente, aplicar las sanciones o medidas disciplinarias acordadas en cada caso, según lo establecido en los respectivos anexos de los contratos de trabajo.

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